9 etapas para o sucesso do planejamento estratégico funcional

Apenas 29% dos estrategistas concordam que suas organizações mudam os planos de forma suficientemente rápida para responder às turbulências. A pesquisa Gartner mais recente mostra que as empresas mais flexíveis têm um atributo comum: os seus líderes funcionais e de negócios são altamente engajados no processo de planejamento da estratégia.

Ainda que os líderes funcionais nunca devam desenvolver planos estratégicos de forma isolada, as condições turbulentas da atualidade fazem com que sejam especialmente importante que os planos estratégicos funcionais considerem diversos cenários e sejam capazes de se adaptar às mudanças na estratégia da empresa.

“O segredo é cumprir alguns princípios essenciais de qualquer processo de planejamento estratégico, seja no nível corporativo, funcional ou da unidade de negócios,” diz Marc Kelly, Vice-Presidente da Gartner. “E elimine tudo que não é necessário e suficiente para comunicar uma estratégia eficaz”.

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Antes mesmo de iniciar o processo de planejamento funcional, tome a decisão de manter uma mentalidade estratégica. Não se deixe levar por planos de execução tática de curto prazo e outras atividades que prometem mais do que o necessário. Frequentemente, questões relacionadas ao cumprimento de metas de curto prazo, o medo do fracassar e a pressão sobre os problemas operacionais sobrecarregam as aspirações. 

Esse princípio se aplica à sua atitude em relação à gestão de custo e orçamento. Busque usar uma abordagem estratégica sempre que decidir quais iniciativas buscar e financiar. 

Veja a arquitetura de custo da sua função por meio da lente do valor comercial e analise a otimização de custos como uma disciplina contínua, focada em direcionar recursos (tempo, funcionalidades e orçamento) para diferenciar iniciativas de crescimento, tais como a digitalização. 

Certifique-se de que a(s) melhor(es) abordagem(ns) orçamentária(s) atenda(m) às necessidades de sua função, considerando que tipo de orçamento orientado por objetivos apoia melhor a execução de sua estratégia.

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Os melhores planos funcionais identificam algumas iniciativas que impulsionarão ambições corporativas e dedicarão os recursos (tempo, orçamento, talento e tecnologia) necessários para o sucesso da execução. Estas nove etapas são um guia pelo qual líderes funcionais podem assegurar uma abordagem rigorosa ao planejamento, por mais adaptativa que seja a estratégia da empresa.

Determine claramente, e de forma antecipada, o contexto corporativo e comercial para todas as partes interessadas para impedir que gestores e executivos se desentendam e prejudiquem o processo. 

Defina as responsabilidades para sua função, os prazos de processo e os resultados esperados para cada participante, especialmente nos casos em que os processos de planejamento e orçamento são multifuncionais. Identifique quais partes interessadas darão a aprovação final para a sua estratégia e planos orçamentários.

Confirme:

• A missão corporativa, que define o motivo de ser da sua organização e as metas que ela busca continuamente. 

  • Exemplo: a missão de um fabricante de carros elétricos, de “acelerar a transição do mundo para energia sustentável”, reflete seu compromisso absoluto de mudar para práticas sustentáveis e ao mesmo tempo que lembra os funcionários do propósito mais amplo da empresa.

• A visão corporativa, que integra as aspirações abstratas mais realistas da organização, incluindo valores, princípios e crenças subjacentes que apoiam os processos de tomada de decisões.

  • Exemplo: a visão de uma empresa aeroespacial, de “ser a principal empresa internacional aeroespacial de defesa e de segurança”, é realista e mais atraente do que o status quo. É direcional e focada.

Verifique se os funcionários da sua função sabem como a missão e a visão aplicam-se ao trabalho específico deles. Tenha certeza quanto ao impacto que as prioridades de negócios, os desafios e as mudanças terão sobre as necessidades, as oportunidades, os riscos e as prioridades de sua função.

A estratégia corporativa traduz aspirações de negócios em:

• Metas: realizações individuais ou combinadas que, quando concretizadas, promovem valor diferenciado no longo prazo.

  • Exemplo: ser o maior fornecedor de eletricidade renovável na Europa.

• Objetivos: passos discretos e mensuráveis que descrevem como você alcançará uma meta específica (ver etapa 4 para conhecer as ações necessárias para isso).

  • Exemplo: aumentar a capacidade eólica em 200% em 3 anos com 10 novas fazendas eólicas em 5 regiões na Europa.

Assim que o plano corporativo estiver claro, será possível agir de acordo e avaliar o estado atual de suas atividades funcionais, identificar o estado futuro e definir metas e objetivos.

Identifique os principais recursos funcionais que são necessários para executar seu plano de ação. Peça aos parceiros de negócios que avaliem como eles percebem os pontos fortes e os pontos fracos da sua função. A sua avaliação e a dos seus parceiros de negócios devem ser amplamente alinhadas. Independentemente disso, gere uma lista priorizada de recursos funcionais a serem reforçados ou de lacunas a serem preenchidas como resultado de suas constatações.

Esta é a etapa em que você utiliza a avaliação geral de metas e objetivos e a traduz em passos de ação detalhados com responsabilidades atribuídas. Esse plano de ação funcional deve ser um documento formal que resume a sequência de passos ou iniciativas necessários para alcançar um objetivo. Essa é a principal fonte de informação sobre como executar, monitorar controlar e concluir objetivos.

Os planos de ação estão sujeitos a alterações à medida que eventos surpresa ocorrem. Esteja preparado para responder com uma estratégia adaptativa à mudança, como e quando necessário.

Os termos medida e métrica são quase sempre usados como sinônimos, mas eles são diferentes.

• Uma medida é um resultado de negócios observável (por exemplo, engajamento do funcionário). As medidas permitem avaliar a eficácia de seus planos de ação. Estabeleça quais são as medidas antecipadamente para evitar a transmissão de vieses.

• Uma métrica descreve os dados reais coletados para quantificar a medida (digamos, o percentual de funcionários “satisfeitos” de acordo com uma pesquisa anual).

Verifique se as medidas e métricas são completas o suficiente para explicar uma série de variáveis. Por exemplo, não use apenas a satisfação do cliente para medir o envolvimento. Monitore também fatores essenciais, como esforço discricionário e intenção de permanecer.

Relacione com clareza e simplicidade os principais elementos de seu plano estratégico, onde a organização funcional está, para onde ela vai e como ela chegará ao estado futuro. 

Registre uma visão geral em uma única página que comunica como você está agregando valor hoje e demonstra como você pretende impactar o negócio no decorrer do próximo ano. Inclua uma declaração de estratégia, uma descrição “antes e depois” do estado da sua função, uma ou duas suposições essenciais que corroboram a estratégia e cinco a sete iniciativas necessárias para alcançar os objetivos funcionais estabelecidos para dar suporte às metas de negócios.

Faça isso demonstrando entusiasmo pelos objetivos e estratégias na sua função e empresa. O modelo de estratégia de uma página é uma ferramenta útil porque facilita o plano para outros consumirem, mas ainda é necessário um processo deliberado para comunicar o plano e assegurar que os principais aprovadores o entendam e concordem com ele. 

É preciso desenvolver uma mensagem clara e consistente para promover a adesão e o compromisso entre a liderança funcional, e o envolvimento e a motivação entre a força de trabalho com todas as partes interessadas, sabendo claramente como suas prioridades estão mudando e por quê.

Uma vez adotado e compartilhado o plano estratégico, é fundamental avaliar o progresso em relação aos objetivos, revisar e monitorar o plano para garantir que ele permanece válido e adaptar a estratégia à medida que as condições de negócios mudam. Para isso:

• Monitore os gatilhos a fim de acompanhar a eficácia do plano estratégico.

• Cancele rapidamente projetos de baixo desempenho.

• Acompanhe e valide periodicamente as suposições. 

Por fim, verifique se tem um plano de ação acordado com passos específicos a serem adotados ou decisões a serem tomadas para aumentar as chances de sucesso quando o monitoramento disparar um alarme.