O que os líderes funcionais devem saber sobre o planejamento de cenários

Cenários são descrições convincentes de possíveis futuros, não necessariamente os mais prováveis, mas os mais plausíveis, coerentes e substancialmente diferentes. A pandemia mostrou como é essencial preparar-se até para os cenários mais improváveis, mas os líderes funcionais nem sempre têm experiência prática com o processo de planejamento de cenários. Porém, todos nós precisamos dele.

“Três quartos dos líderes de estratégia corporativa dizem que mudanças significativas nos planos estratégicos tem acontecido com mais frequência”, diz Marc Kelly, vice-presidente de pesquisa no Gartner. “Líderes funcionais, que entendem como a disrupção afeta as decisões estratégicas e operacionais da empresa, podem fazer mudanças pequenas, mas poderosas, para preparar suas equipes para agirem sobre o risco e as oportunidades que vêm da volatilidade”.

Riscos geopolíticos, cadeias de suprimento interrompidas, inflação e a ameaça de recessão são apenas algumas das disrupções mais recentes que levam as organizações a redefinir como elas atuarão e vencerão. Líderes funcionais precisam imaginar e planejar como responder dinamicamente a uma série de resultados potenciais. 

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O que são cenários e seus objetivos?

Muitos líderes funcionais já atuam como consultores estratégicos para exercícios de planejamento de cenário de nível corporativo, mas um número muito menor tem experiência em planejamento de cenário para sua própria função.

Mesmo quem trabalha regularmente com seus diretores financeiros no planejamento de cenários, vinculados mais diretamente ao plano operacional, podem precisar expandir suas capacidades para aplicar a disciplina do planejamento de cenários para identificar e desenvolver suas próprias suposições estratégicas.

É importante entender o que são cenários. Cenários:

• São descrições interessantes de futuros possíveis.

• Não têm por objetivo prever o futuro. 

• Não são previsões nem planos de contingência. 

• Não são o mesmo que opções estratégicas.

• São externos. Eles ficam fora do controle da organização (ao contrário do próprio plano estratégico).

Em última análise, os objetivos do planejamento de cenário para uma dada função são os mesmos que no nível corporativo:

• Manter o foco em iniciativas críticas de crescimento e transformação durante disrupções.

• Identificar decisões estratégicas “infalíveis” a serem tomadas, independentemente do que pode acontecer no futuro.

• Realizar diligência devida sobre decisões críticas de curto prazo e fazer correções estratégicas de curso conforme necessário.

• Preparar a equipe para minimizar possíveis riscos e proporcionar orientação oportuna alinhada ao risco para diferentes cenários.

No entanto, líderes funcionais não podem apenas aplicar os resultados de planejamento empresarial a departamentos, como o financeiro, principalmente porque a altitude elevada dos planos das organizações não considera as implicações para estratégias específicas da função, exposição ao risco, necessidades de oferta e demanda.

Por exemplo, no nível corporativo, responder a uma mudança de mercado pode se traduzir em esforços para atrair novos clientes. Mas para uma função, isso pode significar renegociar com fornecedores ou aumentar o suporte para picos de carga de trabalho.

Como o planejamento de cenários funciona de modo diferente no nível funcional?

Faça com que o planejamento de cenários seja realista

Muitas vezes, o planejamento de cenários pode parecer um “exercício fácil”. É preciso torná-lo pragmático: 

• Liderando equipes funcionais para definir ações que devem ser iniciadas ou interrompidas imediatamente para se preparar para o cenário futuro.

• Atribuindo itens de ação (por exemplo, executar um projeto piloto de otimização de custos) a membros específicos da equipe.

A diversidade dos participantes é fundamental. De modo geral, as perspectivas dos gestores são baseadas em sua experiência, e elas podem fornecer informações sobre recursos. Funcionários da linha de frente podem contribuir com perspectivas de impacto operacional e da carga de trabalho. A variedade de pontos de vista ajuda a revelar interdependências e revela um conjunto completo de possíveis implicações.

O resultado é um manual de ações estratégicas independentes do cenário (ou seja, movimentos infalíveis) e um conjunto de ações que dependem do surgimento de cada cenário (ou seja, ações específicas para o cenário). Essa abordagem pode tornar a execução da estratégia mais resiliente porque, no caso de mudanças de cenário, ela permite que líderes funcionais simplesmente substituam as ações originais por específicas do cenário sem a necessidade de uma avaliação total da estratégia.

Concentrar-se em itens de ação que ajudarão sua equipe funcional ficar à frente de incertezas é mais motivador do que deixá-la reagir a efeitos negativos, e é menos estressante para quem precisa executar o plano de ação.

Resumo:

• O planejamento para possíveis cenários futuros tornou-se mais complexo e mais crítico. Porém, muitos líderes funcionais não têm experiência nessa área.

• Primeiro, entenda o que são cenários e o que eles fazem, bem como propagar o planejamento empresarial até o nível funcional.

• Feito corretamente, o planejamento de cenários sustenta a resiliência, ajudando a especificar quais ações devem acontecer em uma ampla variedade de situações diferentes.