Os 6 fundamentos para o planejamento estratégico da força de trabalho em tempos turbulentos

9 de fevereiro de 2022

Elaborado por: Zhenli Lin

Com planejamento e gestão estratégica eficaz e transparente, é possível superar as limitações dos planos da força de trabalho no nível da unidade de negócios e apoiar melhor a organização na busca de suas prioridades estratégicas.

Atualmente, a maioria das organizações percebe que uma visão holística das habilidades no plano da força de trabalho em toda a organização permite que elas empreguem funcionários nas unidades de negócios com mais eficácia, especialmente quando uma discrepância na oferta e demanda de talento tiver que ser abordada com urgência no planejamento estratégico de recursos humanos.

No entanto, essas mesmas empresas estão elaborando planos da força de trabalho no nível da unidade de negócios e têm dificuldade para integrá-los a um plano estratégico da força de trabalho dentro da organização.

Em vez de pensar nos planos da força de trabalho no nível da organização ou no nível da unidade de negócios como duas opções distintas, identifique as etapas e as atividades que devem ser conduzidas no nível da unidade de negócios. Depois, concentre-se em como essas informações podem ser usadas para embasar planejamentos feitos no nível da organização.

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Etapas do planejamento organizacional da força de trabalho com informações da unidade de negócios

Para melhor entender como um plano organizacional da força de trabalho pode ser conduzido na unidade de negócios, é necessária uma análise mais atenta do processo envolvido em cada etapa. As atividades envolvidas no planejamento da força de trabalho podem ser amplamente classificadas como atividades de design e de execução.

Atividades de design

As quatro primeiras etapas no processo de planejamento estratégico da força de trabalho envolvem atividades de design. A inclusão de partes interessadas em uma unidade de negócios difere dependendo da atividade, algumas das quais são conduzidas tanto no nível organizacional quanto no nível da unidade de negócios.

1. Prepare-se para o planejamento estratégico da força de trabalho

Como parte da preparação para o processo do planejamento estratégico da força de trabalho, identifique:

  • Os principais componentes em um documento do plano da força de trabalho;
  • As principais partes interessadas e suas responsabilidades no processo;
  • As unidades de negócios fundamentais para se fazer parceria e priorizar investimentos.

Para superar as limitações de tempo e ainda continuar a moldar ativamente as necessidades de contratações futuras, a Cruz Vermelha Americana usa um modelo de priorização para identificar as unidades de negócios com altos índices de crescimento e alinhadas com as prioridades da organização como unidades de negócios fundamentais.

A Cruz Vermelha Americana prioriza conversas mais profundas de planejamento de talento para unidades de negócios fundamentais, mas ainda adota uma abordagem leve com outras unidades de negócios. Em caso de limitações de recursos semelhantes, é possível se inspirar nessa abordagem de priorização para identificar unidades de negócios fundamentais para fazer parceria e investir.

2. Entenda a estratégia de negócios

Três atividades principais são desempenhadas para entender a estratégia de negócios: definir objetivos de negócios, analisar os mercados de trabalho interno e externo e avaliar as necessidades de talento. Nessas atividades, ocorre um fluxo bidirecional de informações entre as principais partes interessadas que supervisionam o planejamento da força de trabalho no nível organizacional e as que o fazem dentro de cada unidade de negócios.

As principais partes interessadas que supervisionam o planejamento da força de trabalho no nível organizacional geralmente incluem o líder de gestão de talento e os líderes empresariais da alta gerência. Por outro lado, o planejamento da força de trabalho em cada unidade de negócios geralmente envolve os parceiros de negócios de RH e os líderes empresariais do segmento empresarial específico.

Para obter um insight mais preciso das necessidades de habilidades, o Lloyds Banking Group reuniu uma equipe de habilidades mistas de RH que colabora com a empresa no planejamento de habilidades.

Essa equipe inclui representantes de todas as subfunções de RH relevantes como gestão de talentos, recrutamento e aprendizagem e desenvolvimento.

Ao definir objetivos de negócios:

  • Identifique as prioridades estratégicas da organização.
  • Comunique as prioridades da organização a cada unidade de negócios para determinar prioridades individuais.
  • Ajude os líderes de RH em cada unidade de negócios a entender o impacto das prioridades da organização em sua unidade e avaliar como devem definir suas prioridades individuais para contribuir para as prioridades da organização.

Ao analisar mercados de trabalho externos:

  • Identifique as tendências emergentes e seu impacto sobre as estratégias de negócios da organização;
  • Comunique as informações sobre o impacto de tendências e habilidades gerais para cada unidade de negócios;
  • Apoie os líderes de RH em cada unidade de negócios para analisar o impacto dessas tendências sobre as prioridades e as necessidades de habilidades da unidade de negócios.

Ao analisar o mercado de trabalho interno:

  • Crie uma lista suficiente, mas não exaustiva, de habilidades que forneça dados satisfatórios para informar decisões de habilidades no ritmo que a empresa exige;
  • Forme uma rede flexível de partes interessadas entre organizações com a tarefa de identificar e monitorar mudanças na oferta e demanda de habilidades.

Ao avaliar as necessidades de talento:

  • Priorize cargos ou segmentos de talentos essenciais no nível da organização;
  • Descubra as necessidades de recursos desses segmentos de talentos essenciais em cada unidade de negócios;
  • Use a análise de mercados de trabalho interno e externo para identificar onde há excesso ou insuficiência de habilidades.

3. Identifique os riscos à execução da estratégia

Será necessário usar os resultados da análise dos mercados de trabalho interno e externo da etapa 2 para diagnosticar os riscos de se executar uma estratégia da força de trabalho.

É fundamental alinhar as necessidades de talento com os objetivos de negócios. Isso envolve:

  • Centralizar as discussões na unidade de negócios em torno dos recursos necessários para o alinhamento com o plano estratégico da unidade de negócios, que também deve alinhar-se com as prioridades organizacionais;
  • Obter informações dos líderes das unidades de negócios e da gestão intermediária para influenciar as discussões em torno dos recursos mais importantes para a unidade de negócios e, mais amplamente, a organização;
  • Usar essas várias fontes de informações para embasar a análise de risco para os recursos mais importantes.

4. Desenvolva um plano para abordar riscos

Ao elaborar um plano da força de trabalho para abordar riscos de talento:

  • Crie transparência nas necessidades de habilidades dentro de cada unidade de negócios e entre unidades diferentes para embasar a criação do plano da força de trabalho e facilitar a transferência dinâmica de habilidades dentro do mercado de trabalho interno. Entre as maneiras de se criar transparência, estão um portal de aplicativos centralizado interno, um ponto de contato comum para orientações sobre a disponibilidade de habilidades dentro da organização ou um processo padronizado para líderes de unidades de negócios requisitarem habilidades;
  • Trabalhe nas ações potenciais no plano da força de trabalho tanto no nível organizacional quanto no nível da unidade de negócios. As necessidades comuns entre as unidades de negócios podem ser coletivamente abordadas no nível organizacional, enquanto as necessidades da força de trabalho específicas da unidade de negócios podem ser abordadas no nível da unidade de negócios;
  • Priorize ações a serem abordadas no nível organizacional de acordo com sua urgência e criticidade para atender às prioridades estratégicas. Para ações no nível da unidade de negócios, atribua a propriedade de acordo com as responsabilidades e a capacidade.

Atividades de execução

As atividades de execução são conduzidas principalmente no nível da unidade de negócios, mas envolvem colaboração com partes interessadas de toda a organização. Na execução de um plano da força de trabalho, defina gatilhos para a necessidade de reavaliar um plano e atribua responsabilidade para a identificação dos gatilhos.

5. Prepare-se para executar o plano

Antes de executar eficientemente o plano da força de trabalho da organização:

  • Crie um documento completo do plano da força de trabalho que inclui cada um dos componentes principais: resumo do plano da força de trabalho, plano de implementação, visão geral das iniciativas individuais e mapa de riscos da implementação;
  • Comunique o plano da força de trabalho às partes interessadas relevantes para execução dentro de suas unidades de negócios ou áreas de responsabilidade;
  • Estabeleça gatilhos para reavaliar o plano fora do cronograma regular de análise (trimestralmente ou anualmente). Os gatilhos devem ser definidos no nível organizacional e da unidade de negócios. Por exemplo, novas necessidades de habilidades que permanecem não atendidas por um período predeterminado podem exigir uma análise do plano da força de trabalho da organização e/ou da unidade de negócios.

A Australian Financial Security Authority divide a responsabilidade de atualizar planos da força de trabalho entre o RH e os líderes empresariais de acordo com sua especialidade. Dessa forma, cada parte trabalha nas atualizações em que pode causar o maior impacto.

A divisão é feita de tal forma que o RH é responsável por identificar os gatilhos do mercado de trabalho, enquanto os líderes empresariais são responsáveis por identificar os gatilhos empresariais que eles já acompanham para fins da estratégia de negócios.

6. Monitore o plano

Para saber se uma reavaliação é necessária, é fundamental monitorar e avaliar a eficácia do plano da força de trabalho. Os líderes da unidade de negócios devem agendar verificações regulares com parceiros de negócios de RH para analisar o plano da força de trabalho da unidade de negócios em relação aos objetivos.

O líder da gestão de talentos deve fazer a mesma coisa com os líderes da unidade de negócios para avaliar a eficácia do plano da força de trabalho e determinar se é necessário ajustá-lo.

Conclusão

Conduzir o planejamento estratégico da força de trabalho no nível organizacional pode ser um desafio, mas não é uma tarefa impossível.

Para promover o sucesso, trabalhe lado a lado com outras partes interessadas da organização, especialmente os líderes de RH da unidade de negócios, que podem coletivamente contribuir para a criação de um plano da força de trabalho eficaz no nível organizacional.

Com uma coordenação eficaz e mais transparência, o planejamento da força de trabalho no nível organizacional pode superar as limitações dos planos no nível da unidade de negócios e melhor apoiar a organização na busca de suas prioridades estratégicas.

Este artigo foi publicado originalmente na HR Leaders Monthly em outubro de 2021. Baixe a edição completa aqui.

Resumo:

  • A pandemia despertou as organizações para a necessidade do planejamento estratégico da força de trabalho como forma de gerenciar mudanças repentinas;
  • Os líderes de RH costumam ser adeptos do planejamento das necessidades de talento nas unidades de negócios, mas têm dificuldade para integrar essas necessidades aos planos empresariais estratégicos;
  • Entender como as informações das unidades de negócios são usadas no design e execução de planos estratégicos da força de trabalho ajudará a promover uma estratégia de talento coerente para impulsionar as ambições empresariais.

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